Datenschutzerklärung – MeisterWartung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website und die Plattform MeisterWartung besuchen und nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie der nachstehenden Datenschutzerklärung.

2. Verantwortliche Stelle

W&W Heiztechnik GmbH
Gabelsborn Straße 59
65187 Wiesbaden
Deutschland

E-Mail: info@meisterwartung.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Bei der Nutzung der Website werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, wofür wir sie nutzen und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

Die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) kann Sicherheitslücken aufweisen. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

4. Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Sofern Sie die Löschung verlangen oder eine Einwilligung widerrufen, werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuer- und handelsrechtliche Pflichten) entgegenstehen. In solchen Fällen erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, erfolgt die Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind). Werden Daten zur Erfüllung eines Vertrags verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern eine Rechtsvorschrift dies verlangt, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Schließlich kann die Verarbeitung auch auf berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) beruhen, z. B. zur Sicherstellung des Betriebs der Website und Abwehr von Missbrauch.

6. Datensicherheit / Technische & organisatorische Maßnahmen (TOM)

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören unter anderem:

• Verschlüsselung der Datenübertragung mittels SSL/TLS (https).
• Zugangskontrollen zu Datenverarbeitungssystemen.
• Zugriffskontrolle, Rollen- und Rechtemanagement.
• Passwort-Hashing (z. B. bcrypt / argon2).
• Regelmäßige Backups und Monitoring.
• Prüfung hochgeladener Dateien (MIME-Type-Checks, Größenbeschränkungen) und Virenscans (soweit technisch möglich).
• Session-Timeouts und Protokollierung von Zugriffsereignissen.

7. Hosting

Unsere Website und Plattform werden bei IONOS SE gehostet. Anbieter: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland.

IONOS kann beim Zugriff auf unsere Website Logfiles (z. B. IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Datum/Uhrzeit) speichern. Wir haben mit IONOS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen, um die datenschutzkonforme Verarbeitung sicherzustellen.

8. Datenerfassung auf dieser Website & Plattform — Wie erfassen wir Ihre Daten?

Direkt übermittelte Daten

Viele Daten werden von Ihnen aktiv eingegeben (z. B. bei Registrierung, Kontaktformular, Terminbuchung). Dazu gehören Name, Adresse, E-Mail, Telefon und ggf. Heizungsdaten (Hersteller, Modell, Baujahr), Dokumente, Rechnungen.

Automatisch erfasste Daten

Beim Besuch der Website werden automatisch technische Daten erfasst: Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs. Diese Informationen benötigen wir zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs und zur Verbesserung der Plattform.

9. Zwecke der Verarbeitung / Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Wir nutzen personenbezogene Daten zur:

• Bereitstellung und Wartung der Plattform.
• Registrierung und Verwaltung von Kunden- und Unternehmensaccounts.
• Abwicklung und Dokumentation von Wartungsanfragen, -aufträgen und Rechnungen.
• Kommunikation (E-Mails, Benachrichtigungen, Terminbestätigungen).
• Durchführung von Analysen und Optimierung der Nutzererfahrung (nur mit Einwilligung, soweit erforderlich).
• Durchführung von Marketingmaßnahmen (nur mit Einwilligung).
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerliche Vorgaben).

10. Nutzerkonten — Kunden- und Unternehmensaccounts (Plattformfunktionalität)

Kunden-Accounts (Privatkunden)

Bei Registrierung und Nutzung eines Kundenkontos verarbeiten wir typischerweise:

• Persönliche Daten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer, Anschrift.
• Anlagendaten: Standort der Heizung, Hersteller, Modell, Seriennummer, Baujahr.
• Buchungsdaten: Termine, durchgeführte Leistungen, Wartungsprotokolle, Rechnungen.
• Zahlungsdaten: nur soweit notwendig (z. B. Zahlungsstatus). Zahlungsabwicklung erfolgt in der Regel über externe Zahlungsdienstleister; hierzu gesonderte Hinweise in Abschnitt „Zahlungsdienstleister".

Zweck: Abwicklung von Wartungen, digitale Servicehistorie, technische Dokumentation.

Unternehmens-Accounts (Handwerksbetriebe)

Bei Registrierung eines Unternehmensaccounts verarbeiten wir typischerweise:

• Firmendaten: Firmenname, Rechtsträger, Adresse, Kontaktperson, E-Mail, Telefon, USt-ID.
• Mitarbeiterdaten: Name, Funktion, Rollen, Zugänge (nur soweit vom Betrieb hinterlegt).
• Leistungsdaten: angebotene Services, Preise, Verfügbarkeiten, Dokumente (z. B. Zertifikate).
• Betriebsdaten: Umsätze, Auftragsdaten, Bewertungen, Rechnungen.

Zweck: Verwaltung von Aufträgen, Disposition, Abrechnung, Plattformfunktionen für Betriebe.

11. Kontaktformulare, Anfragen per E-Mail / Telefon

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei Vertragsbezug) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Cookies & Tracking — Einwilligung (Consent)

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Kategorien:

• Notwendige Cookies: Unbedingt erforderlich für die Funktionalität (Session, Login). Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Statistik-Cookies: z. B. Google Analytics — nur nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Marketing/Tracking-Cookies: z. B. Meta-Pixel, TikTok Pixel, LinkedIn Insight — nur nach Einwilligung.

Zur Einholung und Dokumentation von Einwilligungen setzen wir Borlabs Cookie ein. Anbieter: Borlabs GmbH, Rübenkamp 32, 22305 Hamburg. Borlabs speichert die erteilten Einwilligungen über ein First-Party-Cookie; diese Daten werden nicht an Borlabs weitergegeben.

13. Analyse-Tools und Werbung (Drittanbieter)

Die Plattform kann folgende Tools verwenden — nur soweit Sie zugestimmt haben:

Google Tag Manager

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der GTM selbst erstellt keine Nutzerprofile; er verwaltet die über ihn geladenen Tags. Verwendung auf Basis berechtigten Interesses oder Einwilligung (soweit Tracking). GTM kann IP-Daten übermitteln; Datenübermittlung in Drittländer stützt sich auf SCC/DPF-Regelungen von Google.

Google Analytics (GA4)

Anbieter: Google Ireland Limited. GA4 kann Sitzungsdaten, Seitenaufrufe, Ereignisse und (ggf.) modellierte Daten erfassen. Wir nutzen IP-Anonymisierung/Datensparsamkeit und aktivieren GA nur mit Einwilligung. Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis der von Google angebotenen Vertragsbedingungen und ggf. Standardvertragsklauseln.

Meta (Facebook / Instagram) Pixel & Conversion API

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited. Wir verwenden Meta Pixel zur Messung von Conversions und ggf. die Conversion API zur serverseitigen Übermittlung. Die Nutzung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung. In bestimmten Fällen gelten wir und Meta als gemeinsame Verantwortliche für die Datenerhebung über Pixel (Art. 26 DSGVO); die Einzelheiten regelt ein Controller Addendum mit Meta. Datenübertragung in Drittländer erfolgt auf Basis der von Meta bereitgestellten Mechanismen (SCC/DPF).

Weitere Tools

TikTok Pixel, LinkedIn Insight Tag, Leadinfo, ActiveCampaign (Newsletter), Calendly (Termine), Formly (Formulare), Vimeo (Videos) — alle nur mit entsprechender Einwilligung und unter Beachtung datenschutzrechtlicher Anforderungen.

14. Newsletter — ActiveCampaign

Für Newsletter verwenden wir ActiveCampaign (ActiveCampaign, Inc., USA). E-Mailadressen werden nach Double-Opt-in und nur mit Ihrer Einwilligung gespeichert. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufen. ActiveCampaign speichert Daten in den USA; die Übermittlung beruht auf SCC/DPF und ggf. vertraglichen Regelungen.

15. Termine / Calendly

Für die Vereinbarung von Terminen nutzen wir ggf. Calendly (Calendly LLC, USA). Die eingegebenen Termindaten werden auf den Servern des Anbieters gespeichert. Rechtsgrundlage ist berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder ggf. Ihre Einwilligung. Wir haben mit Calendly einen AVV bzw. DPA abgeschlossen, sofern verfügbar.

16. Formulare / Formly

Für Online-Formulare setzen wir ggf. Formly (Masas Technologies, LLC, Delaware, USA) ein. Die in Formularen eingegebenen Daten werden bis zur Erledigung gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung. Wir haben mit Formly einen AVV abgeschlossen (sofern möglich).

17. Social-Sharing (eRecht24 Safe Sharing Tool)

Wir nutzen das eRecht24 Safe Sharing Tool, das erst beim Klick mit dem jeweiligen Social-Network interagiert. Dadurch werden keine Daten ohne Ihre aktive Handlung an die Netzwerke übermittelt. Rechtsgrundlage: Einwilligung beim Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

18. Vimeo (Video-Embedding)

Für eingebettete Videos verwenden wir Vimeo (Vimeo Inc., USA). Wir nutzen die privacy-freundliche Einbindung („Do-Not-Track"), sodass Vimeo standardmäßig keine Tracking-Cookies setzt. Informationen zur Datenverarbeitung durch Vimeo finden Sie in deren Datenschutzerklärung.

19. Google Fonts (lokales Hosting)

Google Fonts werden lokal gehostet, sodass beim Seitenaufruf keine Verbindung zu Google aufgebaut wird. Somit findet keine Übertragung von Nutzerdaten an Google statt.

20. Meta- & Conversion-APIs (Server-Side Tracking)

Wir verwenden, wo relevant, serverseitige Schnittstellen (z. B. Meta Conversion API) zur Verbesserung der Messgenauigkeit. Solche Übermittlungen erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung und unter Beachtung datenschutzrechtlicher Anforderungen (SCC/DPF, AVV).

21. Bewerbungen / Umgang mit Bewerberdaten

Wenn Sie uns Bewerbungsunterlagen zukommen lassen, verarbeiten wir diese auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses) bzw. auf Basis Ihrer Einwilligung. Aufbewahrung: maximal 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern keine Einwilligung zu längerer Speicherung vorliegt (oder gesetzliche Gründe entgegenstehen).

22. Weitergabe von Daten / Empfänger

Personenbezogene Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies erforderlich ist (z. B. Zahlungsdienstleister, Hosting, IT-Dienstleister, Auftragsverarbeiter), wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn Sie eingewilligt haben. Bei Einsatz von Auftragsverarbeitern bestehen AVV-Verträge, die die datenschutzkonforme Verarbeitung regeln.

23. Übermittlung in Drittländer

Einige Drittanbieter haben ihren Sitz außerhalb des EWR (z. B. USA). Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, stützen wir uns auf:

• Angemessenheitsbeschlüsse (sofern vorhanden), oder
• standardmäßige Vertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCC), oder
• zertifizierte Rahmen wie das EU-US Data Privacy Framework (DPF), sofern Anbieter zertifiziert sind, oder
• Ihre ausdrückliche Einwilligung.

Erläuterungen zu den Risiken: In Drittländern ist unter Umständen kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert. Sofern wir Daten in die USA übermitteln, erfolgt dies in der Regel auf Basis der vom Dienstleister bereitgestellten vertraglichen Regelungen / SCC / DPF-Mechanismen.

24. Tracking-Widerspruch & Opt-Out

Sie können der Nutzung von Tracking-Technologien jederzeit widersprechen oder Einwilligungen widerrufen. Nutzen Sie hierzu das Cookie-Management (Borlabs) oder kontaktieren Sie uns unter info@meisterwartung.de.

25. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an info@meisterwartung.de oder postalisch an die oben genannte Adresse. Wir beantworten Ihr Anliegen zeitnah, spätestens jedoch binnen der gesetzlich vorgeschriebenen Frist.

26. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde

Unabhängig von den oben genannten Rechten steht es Ihnen frei, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (in der Regel ist dies die Landesdatenschutzbehörde Ihres Wohnsitzes oder Ihres Unternehmenssitzes).

27. Löschung / Datenminimierung

Soweit die Daten nicht mehr zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, werden diese gelöscht bzw. anonymisiert. Wir speichern nur die Daten, die für die Zwecke der Plattform notwendig sind.

28. Technische Kontaktinformationen / Sicherheitsvorfälle

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an info@meisterwartung.de. Wir haben interne Prozesse zur Meldung und Bearbeitung etwaiger Datenschutzvorfälle (Data Breaches) implementiert; im Fall von meldepflichtigen Vorfällen informieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde und betroffene Personen gemäß DSGVO.

29. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar; das Datum oben gibt die letzte Aktualisierung an.

30. Datenschutzhinweis zu konkreten Drittanbietern (kurzreferenzen)

• IONOS SE (Hosting, AVV vorhanden) — Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland.
• Borlabs Cookie (Consent Management) — Borlabs GmbH, Hamburg.
• Calendly (Terminbuchung) — Calendly LLC, USA. (AVV / DPA vorhanden)
• Formly (Formulare) — Masas Technologies, LLC, Delaware, USA. (AVV geprüft)
• Google (GTM / Analytics / Ads) — Google Ireland Limited (SCC/DPF).
• Meta / Facebook (Pixel, Conversion API) — Meta Platforms Ireland Limited (Controller Addendum möglich).
• TikTok (Pixel) — TikTok Technology Limited (Dublin) / ByteDance.
• LinkedIn (Insight Tag) — LinkedIn Ireland Unlimited Company.
• Leadinfo — Leadinfo B.V., Niederlande.
• ActiveCampaign (Newsletter) — ActiveCampaign, Inc. (SCC/DPF, AVV).
• Vimeo (Videos) — Vimeo Inc. (Do-Not-Track Einstellungen genutzt).
• Google Fonts — lokal gehostet.

Für detaillierte Informationen zur Datenverarbeitung durch diese Anbieter verweisen wir auf deren jeweilige Datenschutzhinweise und die dortigen Auskunftsmöglichkeiten.